Politica anti lavado

1. Introducción.

NEOLINK LLC (en adelante «NEOLINK «) se compromete a prevenir el lavado de dinero y el financiamiento al terrorismo en sus prácticas y transacciones comerciales. Por ello, se han establecido procedimientos de “Identifique a su cliente» para combatir tales delitos. Estos procedimientos nos permiten identificar a todas las personas y organizaciones con las que tratamos, conocer la legitimidad de nuestras relaciones comerciales e identificar y reaccionar ante actividades inusuales o sospechosas.

El lavado de dinero es el proceso mediante el cual se oculta el origen de los fondos generados por el ejercicio de algunas actividades ilegales (las más comunes son el tráfico de drogas o estupefacientes, el contrabando de armas, la corrupción, el fraude, la trata de personas, la evasión fiscal y el terrorismo). El objetivo de la operación, que generalmente se lleva a cabo a varios niveles, es hacer que los fondos o activos obtenidos mediante actividades ilícitas aparezcan como el resultado de actividades legales y circulen sin problemas en el sistema financiero.

Etapas del lavado de dinero:

• En la colocación inicial o en la colocación. Los beneficios ilegales se introducen en el sistema financiero. Esto puede hacerse dividiendo grandes cantidades de dinero en efectivo en sumas más pequeñas y menos llamativas que luego se depositan directamente en una cuenta bancaria, o comprando una serie de instrumentos monetarios (cheques, giros postales, etc.) que luego se recogen y depositan en cuentas en otro lugar.
• La segunda o estratificación. Consiste en el envío de dinero a través de diversas transacciones financieras para cambiar su forma con la intención de dificultar su rastreo, por ejemplo, transferencias bancarias, compra de bienes inmuebles o de artículos de lujo.
• La tercera etapa o integración. Reinserción de los fondos ilegales en el sistema económico. Los fondos parecen legítimos y pueden ser reutilizados, por ejemplo una red de empresas de fachada, la venta de bienes que fueron adquiridos en la etapa de estratificación.

2. Objetivo.

Establecer los parámetros que NEOLINK , observará para prevenir y detectar actos, situaciones y transacciones que puedan involucrar recursos de origen ilícito o facilitar, ayudar o cooperar de cualquier manera en la comisión del delito de lavado de dinero o el financiamiento del terrorismo.

Para evitar el lavado de dinero, NEOLINK  no acepta ni paga en efectivo bajo ninguna circunstancia. La empresa se reserva el derecho de suspender la operación de cualquier cliente, que pueda ser considerado ilegal o pueda estar relacionado con el lavado de dineroa juicio exclusivo de la empresa.

3. Alcance.

Esta política es aplicable a todos los Colaboradores relacionados con la Empresa, incluyendo a los directores y gerentes, que forman parte de su estructura organizacional, así como a los asesores, proveedores de servicios o cualquier tercero contratado por la NEOLINK  que esté sujeto a algún régimen de prevención de lavado de dinero.

4. Compromiso de la empresa.

NEOLINK  siempre se asegurará de que está tratando con una persona real o jurídica. Por ello, llevamos a cabo todas las medidas necesarias de acuerdo con las leyes y reglamentos aplicables emitidos por las autoridades competentes y los organismos internacionales. La política de lucha contra el lavado de dinero se lleva a cabo a través de las siguientes medidas: Conozca a su cliente y diligencia debida, supervisión de la actividad de los clientes y mantenimiento del registro.

5. Identificación del cliente y debida diligencia.

Este proceso tiene lugar antes de iniciar cualquier tipo de relación con el cliente. En esta fase nos aseguramos de que se obtienen pruebas satisfactorias de la identidad del cliente, o se adoptan otras medidas que producen pruebas suficientes de la identidad del cliente o de la contraparte. NEOLINK  también aplica un escrutinio más riguroso a los clientes que residen en otros países, identificados por tener normas inadecuadas contra el lavado de dineroo que pueden representar un alto riesgo para la delincuencia y la corrupción y a favor de los beneficiarios que residen y cuyos fondos son de origen de los países mencionados.

Para apoyar nuestra política y procedimientos de identificación del cliente, NEOLINK  ha desarrollado un cuestionario que enviamos a todos nuestros clientes para recoger información comercial relevante para identificar los riesgos de lavado de dinero. Exigimos que el cuestionario sea completado por todos los clientes existentes y nuevos.

Al recopilar y revisar la información en los formularios KYC completados, NEOLINK  se compromete a:

• Establecer la identidad de nuestros clientes.
• Comprobar que nuestros clientes no se consideran de alto riesgo (esto significa comprobar si los clientes tienen su sede en jurisdicciones de alto riesgo del GAFI, si figuran en listas de vigilancia patrocinadas por el gobierno o en listas de sanciones internacionales (ONU), o si proceden de zonas afectadas por conflictos y de alto riesgo.
• Verificar que nuestros clientes no están acusados en ninguna causa penal en el país de su residencia.
• Mantener un conocimiento de la naturaleza y legitimidad de todos nuestros clientes.
• Mantener registros KYC durante al menos cinco años.
• Mantener registros de todas las transacciones realizadas por nuestros clientes.
• Supervisar las transacciones en busca de actividades inusuales o sospechosas – este tipo de actividad hará que el cliente sea considerado de alto riesgo

Si los clientes se consideran de alto riesgo por cualquier motivo (por ejemplo, si figuran en una lista de sanciones o realizan actividades inusuales), podemos:

• Poner fin a las operaciones con el cliente.
• Identificar a los beneficiarios finales del cliente y comprobar si los beneficiarios finales están en alguna lista de vigilancia o de sanciones. Realizar una visita a los clientes de alto riesgo.

6. Verificación de identidad.

La documentación adecuada de la cuenta y los procedimientos KYC proporcionan satisfacción y protección a NEOLINK  contra los imprevistos y ayudan a establecer la relación de acuerdo con las políticas de la empresa. Obtener la máxima información fiable sobre el cliente es el principio básico. El personal debe asegurarse prudentemente de que se han obtenido todos los documentos necesarios en el momento de la apertura de la cuenta.

Nuestra compañia tiene la obligación de conocer a sus clientes. Esto se aplica a todo tipo de clientes, independientemente de quiénes sean, de su situación personal o del tipo de cuenta o servicio que requieran. Conocer a su cliente significa:

• Buscar pruebas de identidad y dirección y confirmar de forma independiente esas pruebas al inicio de una relación comercial.
• Buscar información sobre la naturaleza del negocio del cliente, estableciendo las fuentes de ingresos.

Todos los posibles clientes para las cuentas deben ser vistos cara a cara o hablar con ellos a través de un número de teléfono registrado y verificado a través de otros medios como el contacto en las redes sociales. Deben rellenarse los formularios de apertura de cuentas y de información sobre el cliente, y cualquier otra nota de la entrevista debe obtenerse y conservarse en el expediente del cliente.

7. Principios generales de la identificación del cliente.

El Área de Cumplimiento de NEOLINK  debe verificar las credenciales de cada cliente cuando se abre una cuenta por primera vez. Esto se aplica a todos los tipos de cuentas.

Todos los posibles titulares de cuentas deben rellenar por completo el cuestionario y proporcionar las pruebas documentales necesarias de identidad e información financiera. Si alguna columna de cualquiera de los formularios no es aplicable debe marcarse como N/A, ninguna sección debe dejarse en blanco.

Toda la información adicional que se obtenga durante la entrevista sobre los antecedentes y la situación financiera del cliente debe ser registrada por éste y conservada en su expediente.

8. Realización de los trámites de apertura de la cuenta y autorización.

No se abrirá ninguna cuenta hasta que se haya completado la apertura de la cuenta y el cuestionario y se hayan recibido y examinado todos los documentos para garantizar su validez. Por ejemplo:

• Documento nacional de identidad / pasaporte válido.
• Los documentos obligatorios están debidamente compulsados; y
• Todas las pruebas documentales, la información y las firmas son coherentes.

Si hay alguna circunstancia sospechosa en torno a la apertura u operación de cualquier cuenta, el asunto debe ser reportado inmediatamente al Cumplimiento para una mayor diligencia debida.

Establecer la identidad de cualquier persona que desee hacer negocios con NEOLINK  es vital. Para todos los solicitantes se requiere estar satisfecho de que:

La persona con la que estamos tratando es quien dice ser y reside en la dirección que ha indicado.

La empresa con la que estamos tratando es un negocio legítimo con una dirección conocida y representa a propietarios legítimos.

Por lo tanto, en lo que respecta a las cuentas para empresas, es necesario verificar la identidad de la entidad comercial y de las personas clave que operarán la cuenta, así como de las que invierten en la empresa o la controlan.

9. Identificación del cliente – Documentación de apertura de la cuenta.

Para cada tipo de cliente, hay que obtener cierta documentación y recopilar suficiente información para que tengamos la certeza de que:

• Conocemos a nuestro nuevo cliente, habiendo verificado la identidad y la dirección, y entendemos el negocio del cliente.
• El nuevo cliente ha entendido y aceptado los términos y condiciones de la cuenta.
• Estamos satisfechos de que las personas mandatadas sí tienen la autoridad del titular o titulares de la cuenta para controlar la cuenta; y Estamos convencidos de que el titular de la cuenta y su negocio son legítimos.

Los documentos de identificación originales deben verse, fotocopiarse y conservarse en el expediente del cliente.

Hay que asegurarse de que las copias son claras y legibles y de que están selladas, firmadas y fechadas para demostrar que se han visto los originales. Si hay alguna duda sobre la legalidad o la aceptabilidad de algún documento, debe consultarse inmediatamente al responsable de cumplimiento.

Los documentos que se solicitarán a los clientes son los siguientes

Personas físicas

• Documento nacional de identidad o pasaporte vudente
• Factura de servicios públicos (con una antigüedad no superior a 3 meses)
• Copia de la declaración de la renta más reciente
• Carta de designación de beneficiarios en caso de discapacidad grave o fallecimiento

Compañía

• Certificado de incorporación
• Constitución o estatutos
• Registro de accionistas y directores
• Copia de 2 documentos de identidad (es decir, pasaporte, permiso de conducir, documento nacional de identidad) de cada director, accionista o gerente, así como del representante legal que firma este formulario.
• Copia del comprobante de domicilio (es decir, factura de servicios públicos, factura del impuesto sobre la propiedad) con una antigüedad no superior a 3 meses
• Copia de la tarjeta de identificación fiscal
• Cuestionario KYC para empresas

En el caso de la diligencia debida reforzada, se solicitarán los siguientes documentos tanto para un individuo como para las empresas:

• – Carta de antecedentes no penales emitida por la Autoridad Gubernamental correspondiente.
• – Carta de referencia bancaria.
• – Carta de referencia de un abogado.

10. Trámites en los que no se pueda completar la identificación.

Los negocios en los que no se pueda obtener toda la información requerida serán rechazados. Las excepciones sólo se permitirán por decisión del Encargado del Área de Cumplimiento, que determinará si hay razones genuinas para que la información o la documentación no estén disponibles. En los casos en los que no existan explicaciones válidas para la ausencia de la información o documentación, las circunstancias deberán ser comunicadas como una posible sospecha.

11. Circunstancias para declinar.

Deben rechazarse las nuevas relaciones que no parezcan legítimas, incluidas aquellas en las que el solicitante no aporte la documentación esencial o la prueba de identidad y dirección.

12. Mantener un registro de las cuentas abiertas y cerradas.

Las operaciones de capital mantendrán un registro de todas las cuentas abiertas y cerradas. El jefe de operaciones de capital enviará un informe mensual de todas las cuentas abiertas y cerradas a la Dirección. El registro de las cuentas abiertas y cerradas debe mantenerse durante 5 años después de la finalización de la relación.

13. Directores de empresas privadas.

El director de las empresas debe confirmar si son los principales accionistas y, en caso contrario, se debe identificar a los beneficiarios finales de la empresa.

La información KYC es necesaria para establecer un patrón de actividad esperado y puede ayudar a la Compañía

• – Reconocer las transacciones inusuales y así proteger a NEOLINK  del fraude; y
• – Reconocer cualquier transacción inusual que pueda dar lugar a sospechas.

14. Revisión y seguimiento.

1. a) La diligencia debida a los clientes en curso.

No sólo los posibles clientes pueden poner en riesgo a NEOLINK . Ocasionalmente, los clientes pueden buscar deliberadamente crear un grado de confianza antes de utilizar NEOLINK  para otros fines; otros pueden recurrir a la delincuencia debido a un cambio en sus circunstancias personales. Por lo tanto, es posible que algunos clientes existentes se vean implicados, deliberadamente o no, en la violación de las normas y reglamentos. Por lo tanto, es vital que todo el personal esté atento y que todas las transacciones inusuales de cualquier cliente se identifiquen, se investiguen discretamente y, cuando haya una sospecha de violación de las normas y reglamentos, se envíe un informe al Jefe de Cumplimiento.

La base de cualquier procedimiento de control radica en la recopilación inicial de información de identificación y de «conocimiento del cliente».

En el momento de la apertura de la cuenta, debe determinarse la naturaleza de los negocios que un cliente espera realizar y actualizarse periódicamente. Esto permitirá al Área de Cumplimiento y al personal juzgar si las transacciones del cliente se ajustan a las expectativas o si las transacciones inusuales son motivo de preocupación y posible sospecha de que pueda haber dinero delictivo. El periodo inicial de cualquier relación con un nuevo cliente presenta la mayor vulnerabilidad y, por lo tanto, justifica procedimientos de supervisión adicionales. Una vez superado el periodo inicial (hasta los tres primeros meses), la supervisión rutinaria continua que abarca todas las transacciones se convierte en la norma.

1. b) Actualizar los conocimientos, el cliente.

Los miembros del personal deben mantenerse al día sobre el cliente con referencia a:

Documentar los hábitos de intermediación del cliente y las pautas de las transacciones.

• -Documentar los eventos o cambios que se consideren importantes para un sólido conocimiento de los clientes y sus actividades
• -Notar a los clientes a los que se les abonan o cargan sumas especialmente importantes en sus cuentas
• -Proporcionar un acceso fácil e inmediato a la información sobre clientes y KYC para el Encargado del Área de Cumplimiento.
• -Garantizar que se conozca el verdadero beneficiario y el origen de todos los fondos.

15. Conservación de registros/documentos.

Los registros deben conservarse para proporcionar una pista de auditoría y pruebas adecuadas para las fuerzas del orden en sus investigaciones. Los periodos mínimos de conservación que deben cumplirse son:

• -Registros de apertura de cuentas y pruebas documentales de identidad – al menos 5 años después del cierre de la cuenta.
• -Registros del libro mayor de la cuenta – al menos 5 años
• -Registros de transacciones individuales -al menos 5 años.

16. Seguimiento de las transacciones.

La salvaguarda más importante contra la violación de las normas y reglamentos es la capacidad de detectar transacciones sospechosas y tomar medidas adicionales para evitar que se repitan dichas transacciones.